UAK - Ulusal Astronomi Kongreleri


UAK 2018

UAK 2016 UAK 2015

UAK

UAK » UAK Düzenleme Kılavuzu

Düzenleme: 2018-05-06 12:07

Giriş

UAK süreç yönetiminin kayıt altına alınıp erişilebilir yapılması bir sonraki UAK'ın kolaylıkla başlatılabilmesi için önemlidir çünkü bu kadar UAK'tan sonra artık UAK'larda bir standarttan söz edebiliriz. Burada tüm süreç ve kimlerin, neyi, ne zaman yapması gerektiği aktarılmaya çalışılmıştır.

UAK için henüz yönergemiz olmadığından dolayı bu kılavuz deneyim ve teamüllerden oluşmaktadır. Dolayısıyla burada verilen bilgiler güncelleriyle sürekli değiştirilebilecektir.

Kurulan bu yapı UAK Yönetim Sistemi - UAK-YS diye adlandırılmıştır.

UAK-YS Sorumlusu
Dr. Sinan Kaan Yerli

Kurumum UAK düzenlemek istiyor. Ne yapmalıyım?

  1. Ön Hazırlık: Kurum bu isteği bildirmeden önce belirlemesi beklenen bilgiler şöyle:
    • Kongre mekanıyla ilgili bilgi (kapasite, genişlik, teknik olanaklar v.b).
    • Üst yetkililerden alınacak sözlü/yazılı yapılabilirlik onayı (çoğunlukla mekanın Ağustos sonu, Eylül başı uygunluğu için)
    • Kurum akademisyenlerinin, UAK düzenleme talebini sözlü/yazılı onayladığının gösterilmesi (örneğin bölümler için akademik kurul kararı).
    • Yerel Düzenleme Kurulu (YDK)'da çalışacak/destek vereceklerin yaklaşık sayısı.
    • YDK Başkanı.
    • Kurumun ilgili UAK'a özel belirleyeceği bir tema (isteniyorsa).
  2. Aday Gösterme: Türk Astronomi Derneği (TAD)'ın genel kurulları, her iki yılda bir UAK'larda yapılmaktadır. TAD'a üyeyse YDK başkanı, değilse kurumunuzdan üye birisi kurumunuzu aday göstermeli. Kurumunuzdan kimse üye değilse sizi temsil edecek bir üye bulmalısınız.

    Henüz resmi süreç yönetimi olmasa da işin doğrusu aday kurumun, belli tarihler içinde, TAD Yönetim Kurulu'na yazılı başvuru yapmasıdır.
  3. Karar Verme: Genel Kurul divanı, gündem maddesinin sırası geldiğinde aday kurumların temsilcilerine söz verir. Talep sayısına bakılmaksızın oylanıyor ve karara bağlanır.
  4. Ön İzleme Sayfası: Her UAK için bir web ana sayfası açılmaktadır: uak.info.tr/20xx Daha önceki UAK sayfalarına bakarak, adaylığınız kesinleştiğinde kullanılmak üzere, içerik ve görseli hazır bulundurun. Onaylanmasından 1-2 saat içinde bu önizleme sayfası açılmış olacaktır.

Kurumum UAK düzenliyor. Ne yapmalıyım?

Öncelikle, iki UAK arasında 2 yıl olsa bile, gerçek hareketlilik genelde UAK'ın düzenlendiği yılda başlar. Adaylık sırasında vaad ettiklerinizi ilk yıl içinde kesinleştirmeniz önerilir. Dikkat etmeniz gereken noktalar:

  • UAK tarihlerini kesinleştirin: Kurumdaki diğer etkinliklerle çakışıyor mu? Ulusal/Uluslararası ilgili toplantı ya da diğer etkinliklerle çakışıyor mu? Resmi tatil, bayram v.b günlerle çakışıyor mu ya da çok yakın mı? v.b.
  • Mekanı kesinleştirin ve yer ayırın: 200 kişi kapasiteli, sahnesi oturum başkanlığı için düzenlenebilen, ses ve görüntü sistemi barındıran, benzer kapasiteli fuayesi olmalı, poster sunumlarını kaldıracak kadar pano sağlanabilmeli, oturum aralarında çay-kahve servisi verilebilmeli.
  • Konaklama seçeneklerini belirleyin: Öncelikle öğrenciler için yurtların kongre tarihlerindeki uygunluğunu belirleyin. Benzer biçimde kurumunuzun ve diğer resmi kurumların misafirhane ya da konukevleriyle de konuşup uygunluk bilgisini toplamalısınız. Bunları ekipten bir sorumlu sürekli izlemesi, başvuranlar için rahatlatıcı olacaktır. Bu bilgilerin hepsi her zaman web sayfasında güncellenecektir. Bu sayfalarda verilecek etkileşimli haritada tüm bu bilgiler gösterilebilmektedir.
  • Ekiplerinizi belirleyin: Kurumunuzda olmasa bile Türkiye çapındaki diğer amatör astronomi kulüpleri sağ kolunuz olacaktır. Adaylığınızın konuşulduğu UAK sırasında bu gruplar kayıt masasında, kongre salonunda çalışıyor olacaklardır. Bu grupları gözleyerek görüşlerini alabilirsiniz. O UAK'ı düzenleyen YDK başkanı size tüm iletişim bilgilerini verecektir.
  • Destekçiler bulun: Her UAK üç aşağı, beş yukarı benzer harcamaları yapar. Dolayısıyla, destekçilere gitmeden önce bu destek kalemlerini açıkça belirtin; ticari firmalar harcama faturalarını çok kolay ödeyebildiklerinden iyi planlanmış bir destek taahhütü işlerinizi kolaylaştıracaktır.

Temel Harcama Kalemleri
(kullanım sırasına göre)
(A) UAK afişleri
  1. Büyük afiş. Girişlere, mekana ve sahneye asılmak üzere: 3-4 adet.
  2. Kırlangıç flama. Sahneye, kongre girişine, kayıt masasına: 4-6 adet.
  3. Yönlendirme işaretleri. Kampüs gibi mekanlarda katılımcıları kongre mekanına yönlendirmek için. Sayı ve özellik kurumun belirlediği mekana göre değişir.
(B) Tanıtım Paketleri Çanta, kalem, defter, broşür, flas-disk v.b. Katılımcılara ücretsiz dağıtmak üzere; sayıyı, içeriği ve kime verileceğini kurum belirler.
(C) Basılı Materyal Poster dışındaki tüm içerik UAK-YS tarafından otomatik hazırlanmaktadır.
  1. UAK Posteri Türkiye'ye dağıtılacak, kongre mekanına asılacak; A3, kuşe/mat, 160 gr, renkli: <100 adet
  2. Kongre kitapçığı. A5 boyutunda, karton kapak, siyah/beyaz, 200 sayfa kadar, spiral cilt: katılımcı sayısı +5% fazla)
  3. Katılım belgeleri. A5 boyutunda, 160 gr, mat, renkli: katılımcı sayısı +5% boş.
  4. Yaka kartları. A4 boyutunda, renkli: <30 sayfa.
  5. UAK'taydım sayfası. A3 boyutunda, 300 gr, mat, renkli: 1 sayfa.
  6. Kongre kitabı. A4 boyutunda, 80 gr, siyah/beyaz, 400-500 sayfa, katılan her kuruma 1 adet, seçilecek kütüphanelere birer adet (<50 adet). Katılımcılar tüm kitabı ve tek tek bildirilere UAK-YS'den ulaşacaklarından her katılımcıya verilmesine artık gerek kalmamıştır.
(D) Oturum Arası İkramlar UAK'lar genelde 4-5 gün sürer ve her günde en çok 2-3 kısa ara verilir. Bu aralarda verilen ikramların (çoğunlukla çay, kahve ve kuru pasta) karşılanması mekanın kurallarına göre yapılmaktadır (dışarıdan hizmetin mekana girmesine izin verilmeyebilir). Bunun yanında temel gereksinim olan su için sebil ya da pet şişe biçiminde dışarıdan destek alınabilir.
Öğle arasının desteklenip desteklenmemesi şu ana kadar doğrudan kurumun takdirine bırakılmıştır.
(E) Katılımcıların Ulaşımı
  1. Şehir varış noktalarıyla kongre mekanı arasında: Geliş/Dönüş günlerinde (YDK belirler), gün içinde belirli sayıda.
  2. Kongre günlerinde sabah ve akşam kongre mekanına/mekanından: 5 gün x 2 kere.
  3. Kongre yemeği için: 1 kere, gidiş/dönüş, 2-3 otobüs.
Katılıma Dayalı Harcamalar
(X1) Kongre Yemeği Bu tür bir etkinlik için öncelikle yerel mekanlar incelenip fiyat ve yemek/içecek seçenekleri belirlenmeli. Bu seçeneklere göre katılımcı toplanması UAK-YS sistemine entegre edilmiştir. Başvurular toplandıktan sonra katılım seçilen mekanla anlaşılan miktara uygunsa kongre yemeği ilan edilebilir.
(X2) Kongre gezisi Kurumun bulunduğu şehre yakın görülecek yer(ler)e ya da astronomi açısından anlamlı yer(ler)e gezi düzenlenebilir. Gezilerin düzenlenip düzenlenmeyeceğine katılımcı sayısına göre karar verilebilir. Şu aşamada yalnızca kayıt masasında bu bilgi toplanabilse de istenirse UAK takvimi başlamadan önce bilgilendirildiğinde, UAK-YS'de düzenleme yapılarak bilgi toplanabilir.

UAK yılı geldi. Ne yapmalıyım?

Bu yılda yapacağınız etkinlikler sırasında UAK-YS'nin tüm gücü ve kolaylığı yanınızda olacağından, tüm potansiyelinizi işin amacına yani bilimsel içeriğe ve yerel düzenlemeye ayırmanızı sağlayacaktır.

Kongre başkanı, UAK-YS sorumlusuyla iletişime geçip aşağıdaki yetkileri size vermesiyle birlikte, arka planda yeni UAK ortamı sizin için hazırlanmış olacak. Farklı iki tür giriş izni olacak:

  • uak.info.tr/20xx sayfalarının hazırlanması için.
    Bu sayfalar Wiki dilinde yazılabildiğinden hiç bir web dili bilinmesine gerek yoktur. Basit wiki işaretleme (ing. mark-up) kurallarını kullanarak çok hızlı biçimde sayfa düzeni sağlanabilmektedir. Bir önceki UAK'ın sayfa şablonu sizin sayfalarınıza kopyalandığından çoğunlukla yapacağınız yalnızca yeni bilgileri girmek olacaktır.
  • basvur.uak.info.tr sayfasında UAK-20xx'nın yönetimi için.
    Basit bir panel menüsü yardımıyla UAK'ın süreç yönetimi sağlanabilmektedir. Aşağıdaki tabloda ayrıntıları verilen UAK-YS'nin tüm yeteneği arka planda yapılan bu işlemlerde saklıdır.

Dolasıyla, UAK-YS, yukarıdaki izinlerle erişilen özellikler yumağı olarak tanımlanabilir. Sistemin tüm özelliklerini verdikten sonra yönetim süreci anlatılacaktır:

Kongre Sayfasında Yönetim Panelinde
Otomatik İçerikli Kongre Başkanı Yetkileri
İstatistik, Katılım Listesi, Bilimsel Program, Kongre Programı, Takvim ve Duyuru, Destek
  1. Mesaj Gönderme: a) Mesaja ek konabiliyor; b) Gönderilecek kapsam seçilebiliyor: Tüm üyeler, Tüm ön başvurular, Tüm ana başvurular, Hiç başvurmayanlar, Tüm doktoralılar, Tüm öğrenciler, Tüm bildirililer, Tüm çağrılılılar, Tüm normal bildiriler, Tüm posterler.
  2. UAK Bilgilerinin Girilmesi: a) UAK temel tanımların yapılması (Kongre adı, teması, YDK ve BK başkanı, süresi, oturum sayısı) b) UAK Takvimi (sayfaların açık/kapalı durumu bu takvime göre düzenleniyor)
  3. UAK Görev(li)lerinin Girilmesi: a) Yerel Düzenleme Kurulu, b) Bilim Kurulu, c) Çağrılı Konuşmacılar, d) Çağrılı Bildiri Verenler, e) Bildiri Kitabı Editörleri
  4. UAK Hakem Görevlendirme: Başvuruların (bildirili ya da dinleyici) onaylanıp kesinleştirilebilmesi için her başvuruya iki hakem atanması gerekmektedir.
  5. Öğrenci Destek Belirleme: YDK, elindeki kaynaklara göre, desteklediği öğrencileri seçebilir. Destek verilen öğrenciler kendi hesaplarında seçilip seçilmediklerini otomatik görebilirler.
YDK'nın Güncellediği YDK Yetkileri
Ana Sayfa, Duyurular, Kurullar, Ulaşım ve Konaklama, İletişim ve Teşekkür Otomatik düzenlenen ve herkese açık olan kongre bilgileri dışında;
  1. Katılımcı Listesi: Otomatik güncellenen başvuru listesi ve başvuranların bilgilerine ulaşabilir.
  2. Bildiri Listesi: Başvuruları ve ayrıntılarını görüntüleyebilir.
  3. Dosya Erişimi: Başvurular ve başvuran bilgileri düzenlenebilir EXCEL formatında sürekli güncellenmektedir. YDK bu veriyi kullanarak kendi işleyişini üretebilmektedir.

Arkaplanda Otomatik Hazırlanan Servisler
Dosya Güncellemesi
(5 dakikada bir)
UAK-YS sistemine konulacak tüm dosyaların hızlı ve kayıpsız sisteme aktarılabilmesi için Dropbox servisinden yararlanılmaktadır. Bu servise ücretsiz üye olabilirsiniz.
  1. Paylaşım Alanı Açın: Dropbox üyeliğinize girip UAK-2018 klasörü açın ve bu klasörü UAK-YS sorumlusunun size göndereceği hesapla ve YDK'daki diğer ilgili kişilerle paylaşın.
  2. Paylaşım Protokolü Başlatma: UAK-YS sorumlusu, yeni UAK'ı başlattığı anda bu klasörde ilgili alt klasörleri açıp dosyaların UAK-YS'ye nasıl aktarıldığının belirlendiği protokol bilgisini de verecektir. Bunun yanında iç/dış yazışmalarda kullanabilmeniz için UAK antetli WORD dosyası da buraya eklenmiş olacaktır.
  3. Paylaşım Kategorileri:
    1. UAK-2018 ana sayfasında kullanılacak görseller için: UAK-2018\ART\
    2. Posterle ilgili tüm dosyalar (farklı çözünürlükler) için: UAK-2018\POSTER\
    3. Kongre destekçilerinin logoları için: UAK-2018\LOGO\
    4. Duyuru sayfasına otomatik konacak kongre duyurularının PDF formatlı dosyaları için: UAK-2018\DUYURU\
    5. UAK-YS'den göndereceğiniz e-postalarda kullanmak istediğiniz ekler için: UAK-2018\EK\
    6. Baskısını alacağınız tüm materyeller (özet kitabı, davetiye, yaka kartı, kongre kitabı v.b) için: UAK-2018\BASKI\
Wiki Sayfaları
(dakika başları)
  • Ön ve ana başvuru bilgilerinden oluşturulan Ad, Soyad, Kurum tablosu.
  • Benzer biçimde Kongre İstastiği (kaç kişi, hangi tür başvurular v.b) verileri.
    Bu verilere değişken atanarak Wiki sayfalarında kullanılır yapılmaktadır.
  • UAK için özel değeri olan Çağrılı Bildiri ve/veya Çağrılı Konuşmacı başvuruları.
    Bu başvurular sisteme girildiği anda Bilimsel Program sayfasında uygun biçimde gösterilmektedir.
  • UAK takvimindeki tarihler, süreçler ve UAK tanımları (özellikle tema bilgisi).
  • Kongre Yemeğine katılım bilgisi.
Davetiyeler
(4 dakikada bir)
UAK etkinliğine katılabilmek için resmi davetiyeler otomatik üretilmektedir
  • YDK başkanı davetiye bilgilerini (tarihler, imza v.b) yönetici sayfasında günceller.
  • YDK başkanı davetiye içeriklerini günceller (Görevli, Çağrılı, Bildirili, Dinleyici).
  • Önce kurul üyelerinin davetiyeleri tanımlandıkları anda üretilir.
  • Kongre katılımı onaylanan başvurular, takvime uygun bir tarihte üretilmeye başlanır.
Basılacaklar
(gerektiğinde)
Kongreye katılımı onaylanan başvurulardan otomatik olarak hazırlanan bilgilerden aşağıdaki 3 kalem içerik için PDF dosyası üretilir:
  • Yaka Kartları
  • Katılım Belgeleri
  • Kongre Kitapçığı. Kitapçıkta sırasıyla şu içerik yer alır: a) Güncel program, b) Programa göre sıralanmış tüm bildiri özetleri, c) Her bir özetin altında not almak için boş alan, d) UAK alanına göre sınıflanmış posterler.

İletişim Olanakları
uak2018 [snail] uak [period] info [period] tr UAK İletişim Adresi
Her bir UAK'a özel e-posta adresi. Bu e-postanın kimlere yönlendirileceği UAK-YS sorumlusuna bildirilmeli. Arşivi dağıtım yapılan kişiler tutmalı.
- UAK e-posta Robotu.
UAK-YS'ye entegre edilmiş, YDK başkanının kullanabildiği ve veritabanındaki farklı türden kategorilere doğrudan ulaşabilen mesajlaşma sistemi. Gönderilen e-postalara PDF ya da ZIP dosyası eklenebilmektedir.
uak-bk [snail] uak [period] info [period] tr Bilim Kurulu iletişim listesi.
Her yeni UAK öncesi bu iletişim listesinin üyeleri yenilenip, arşivi silinir. Liste dışından e-posta gönderilemez.
uak-ydk [snail] uak [period] info [period] tr Yerel Düzenleme Kurulu iletişim listesi.
Her yeni UAK öncesi bu iletişim listesinin üyeleri yenilenip, arşivi silinir. Liste dışından e-posta gönderilemez.

UAK süreci ne demek? Neyi nasıl yapacağım?

UAK-YS'nin yukarıda özetlenen gücünü kullanarak aşağıdaki verilen süreç izlendiğinde sorunsuz ve rahat bir kongre hazırlığı sağlanabilir:

  1. UAK-YS sistemi için gerekli tüm dosyaları hazırlayıp yükle.
  2. UAK için gerekli takvimi belirle ve UAK bilgilerini gir.
  3. Posteri sayısal formda hazırla ve UAK-YS'ye yükle. Postere konan bilgiler başlarda değişebilir, sisteme düzenli biçimde yenisini yükle; henüz baskıya geçmene gerek yok.
  4. İlk duyuruyu yaparak kongreyi duyur. Eski UAK'lardan duyurularda hangi içeriklerin olduğu öğrenilebilir. Sonuçta her UAK'ın ayrıntıları kendine özgüdür.
  5. İlk duyuruyla birlikte ön başvuruları da başlatmış olursun. Artık büyük değişiklikler yapmaman gerekiyor, yalnızca düzeltme ve ayarlamalar yap ve bunları duyuru sayfasına ekle.
  6. Asıl başvuruya açmadan önce de posteri bastırıp kurumlara dağıtmış olman gerekir (sponsorlar sabitlenmişse).
  7. Bundan sonra her takvim aşaması öncesi ve aşama bitişine yakın bir duyuru yapman başvurunlar için iyi bir hatırlatıcı olacaktır.
  8. Bunları yaparken yukarıda verilen iletişim kanallarını kullanarak sorun-çözüm ilişkisinin paylaşılmasını da sağlamış olursun.
  9. Günümüzde artık anlık - sosyal iletişim kaçınılmazdır. UAK-YS size ister whatsapp'da isterseniz de telegram'da bunu sağlayacaktır. Dolasıyla belirleyeceğiniz az sayıda, çekirdek YDK kadrosu süreç yönetiminin içinde yer alarak daha verimli çalışılabilir.
  10. Benzer biçimde, düzenleyen kuruluş, iç iletişimini sağlamak adına kendi sosyal iletişim kanallarını da açmalıdır. Örneğin: a) Tüm YDK, b) Kayıt Masası, c) Program/Sunum Yönetim, c) Kongre Mekan Yönetim, d) Etkinlik Yönetim. Bu alt grupların temsilcileri de doğrudan YDK başkanına rapor verdiğinde sağlıklı ve hızlı bir süreç yönetimi sağlanabilir.
  11. Ana başvurular açıldıktan sonra Bilim Kurulu çalışmaları da başlatılmalıdır. Süreç yönetimi tümüyle YDK başkanının görevlendirmesiyle BK başkanının elinde olacaktır.
  12. Farklı kanallarda olan tüm bu veri akışının ortasında UAK-YS'de biriken verilerin izlenmesi ve yönetilmesi önemli rol almaktadır. Dolasıyla ekibinizin UAK-YS'ye doğru yönlendirmeniz ve kendi başınıza çözüm üretmeden önce UAK-YS'deki yetenekleri zorlamanız ve gerektiğinde yeni özellikler talep etmeniz YDK'nın yararına olacaktır. UAK-YS sorumlusu bu konuda sizinle birlikte çalışmayı taahhüt etmektedir.
  13. UAK-YS'nin otomatik ürettiği baskı malzemesinin fiziksel basımı için başvuranların sabitlenmesi gerekmektedir (kitapçık, katılım belgesi, yaka kartı). Bunları basacak kişiyle bu kritik süreç konusunda anlaşma yap; PDF'leri verdiğinde ürünlerin YDK'ya gelmesi gecikmemeli.

Yukarıdaki temel aşamaların hepsinde UAK-YS bir çok sorununu çözecektir. Dolasıyla tüm gücünü yerel ve bilimsel çalışmaları organize etmeye ayırabileceksin. Bu düzenleme ayrıntıları tümüyle o UAK için vaad ettiklerine, yerel olanaklara ve düzenlemelere bağlı olduğundan burada verilmeyecektir.

UAK sırasında UAK-YS'yi nasıl kullanacağım?

UAK bitti. Ne yapmalıyım?

Bildiri kitabı sürecini nasıl yöneteciğim?

Başka ne kaldı?