| UAK Düzenleme KılavuzuDüzenleme: 2024-01-20 07:54
İçerik
Giriş
UAK süreç yönetiminin kayıt altına alınıp erişilebilir yapılması bir sonraki UAK'ın kolaylıkla başlatılabilmesi için önemlidir çünkü bu kadar UAK'tan sonra artık UAK'larda bir standarttan söz edebiliriz. Burada tüm süreç ve kimlerin, neyi, ne zaman yapması gerektiği aktarılmaya çalışılmıştır.
UAK'lar Türk Astronomi Derneğinin (TAD) 23 Şubat 2019'da gerçekleştirdiği Olaganüstü Genel Kurul'da alınan kararlar doğrultusunda, TAD altında bir yönergeye bağlanmıştır. İdari açıdan UAK'ların nasıl düzenleneceği sağlam bir temele bağlanmış olsa da UAK deneyim ve teamüllerimiz bu kılavuzda sürekli olarak güncellenecektir.
Kurulan bu yapı UAK Yönetim Sistemi - UAK-YS diye adlandırılmıştır.
UAK-YS Sorumlusu
Dr. Sinan Kaan Yerli
Kurumum UAK düzenlemek istiyor. Ne yapmalıyım?
- Ön Hazırlık: Kurum bu isteği bildirmeden önce belirlemesi beklenen bilgiler şöyle:
- Kongre mekanıyla ilgili bilgi (kapasite, genişlik, teknik olanaklar v.b).
- Üst yetkililerden alınacak sözlü/yazılı yapılabilirlik onayı (çoğunlukla mekanın Ağustos sonu, Eylül başı uygunluğu için)
- Kurum akademisyenlerinin, UAK düzenleme talebini sözlü/yazılı onayladığının gösterilmesi (örneğin bölümler için akademik kurul kararı).
- Yerel Düzenleme Kurulu (YDK)'da çalışacak/destek vereceklerin yaklaşık sayısı.
- YDK Başkanı.
- Kurumun ilgili UAK'a özel belirleyeceği bir tema (isteniyorsa).
- Aday Gösterme: Türk Astronomi Derneği (TAD)'ın genel kurulları, her iki yılda bir UAK'larda yapılmaktadır. TAD'a üyeyse YDK başkanı, değilse kurumunuzdan üye birisi kurumunuzu aday göstermeli. Kurumunuzdan kimse üye değilse sizi temsil edecek bir üye bulmalısınız.
Henüz resmi süreç yönetimi olmasa da işin doğrusu aday kurumun, belli tarihler içinde, TAD Yönetim Kurulu'na yazılı başvuru yapmasıdır. - Karar Verme: Genel Kurul divanı, gündem maddesinin sırası geldiğinde aday kurumların temsilcilerine söz verir. Talep sayısına bakılmaksızın oylanıyor ve karara bağlanır.
- Ön İzleme Sayfası: Her UAK için bir web ana sayfası açılmaktadır:
uak.info.tr/20xx. Daha önceki UAK sayfalarına bakarak, adaylığınız kesinleştiğinde kullanılmak üzere, içerik ve görseli hazır bulundurun. Onaylanmasından 1-2 saat içinde bu önizleme sayfası açılmış olacaktır.
Kurumum UAK düzenliyor. Ne yapmalıyım?
Öncelikle, iki UAK arasında 2 yıl olsa bile, gerçek hareketlilik genelde UAK'ın düzenlendiği yılda başlar. Adaylık sırasında vaad ettiklerinizi ilk yıl içinde kesinleştirmeniz önerilir. Dikkat etmeniz gereken noktalar:
- UAK tarihlerini kesinleştirin: Kurumdaki diğer etkinliklerle çakışıyor mu? Ulusal/Uluslararası ilgili toplantı ya da diğer etkinliklerle çakışıyor mu? Resmi tatil, bayram v.b günlerle çakışıyor mu ya da çok yakın mı? v.b.
- Mekanı kesinleştirin ve yer ayırın: 200 kişi kapasiteli, sahnesi oturum başkanlığı için düzenlenebilen, ses ve görüntü sistemi barındıran, benzer kapasiteli fuayesi olmalı, poster sunumlarını kaldıracak kadar pano sağlanabilmeli, oturum aralarında çay-kahve servisi verilebilmeli.
- Konaklama seçeneklerini belirleyin: Öncelikle öğrenciler için yurtların kongre tarihlerindeki uygunluğunu belirleyin. Benzer biçimde kurumunuzun ve diğer resmi kurumların misafirhane ya da konukevleriyle de konuşup uygunluk bilgisini toplamalısınız. Bunları ekipten bir sorumlu sürekli izlemesi, başvuranlar için rahatlatıcı olacaktır. Bu bilgilerin hepsi her zaman web sayfasında güncellenecektir. Bu sayfalarda verilecek etkileşimli haritada tüm bu bilgiler gösterilebilmektedir.
- Ekiplerinizi belirleyin: Kurumunuzda olmasa bile Türkiye çapındaki diğer amatör astronomi kulüpleri sağ kolunuz olacaktır. Adaylığınızın konuşulduğu UAK sırasında bu gruplar kayıt masasında, kongre salonunda çalışıyor olacaklardır. Bu grupları gözleyerek görüşlerini alabilirsiniz. O UAK'ı düzenleyen YDK başkanı size tüm iletişim bilgilerini verecektir.
- Destekçiler bulun: Her UAK üç aşağı, beş yukarı benzer harcamaları yapar. Dolayısıyla, destekçilere gitmeden önce bu destek kalemlerini açıkça belirtin; ticari firmalar harcama faturalarını çok kolay ödeyebildiklerinden iyi planlanmış bir destek taahhütü işlerinizi kolaylaştıracaktır.
| Temel Harcama Kalemleri (kullanım sırasına göre) | |
|---|---|
| (A) UAK afişleri |
|
| (B) Tanıtım Paketleri | Çanta, kalem, defter, broşür, flas-disk v.b. Katılımcılara ücretsiz dağıtmak üzere; sayıyı, içeriği ve kime verileceğini kurum belirler. |
| (C) Basılı Materyal | Poster dışındaki tüm içerik UAK-YS tarafından otomatik hazırlanmaktadır.
|
| (D) Oturum Arası İkramlar | UAK'lar genelde 4-5 gün sürer ve her günde en çok 2-3 kısa ara verilir. Bu aralarda verilen ikramların (çoğunlukla çay, kahve ve kuru pasta) karşılanması mekanın kurallarına göre yapılmaktadır (dışarıdan hizmetin mekana girmesine izin verilmeyebilir). Bunun yanında temel gereksinim olan su için sebil ya da pet şişe biçiminde dışarıdan destek alınabilir. Öğle arasının desteklenip desteklenmemesi şu ana kadar doğrudan kurumun takdirine bırakılmıştır. |
| (E) Katılımcıların Ulaşımı | Bu seçeneklerden biri, bazıları, hepsi için destek arayabilirsiniz:
|
| Katılıma Dayalı Harcamalar | |
| (X1) Kongre Yemeği | Bu tür bir etkinlik için öncelikle yerel mekanlar incelenip fiyat ve yemek/içecek seçenekleri belirlenmeli. Bu seçeneklere göre katılımcı toplanması UAK-YS sistemine entegre edilmiştir. Başvurular toplandıktan sonra katılım seçilen mekanla anlaşılan miktara uygunsa kongre yemeği ilan edilebilir. |
| (X2) Kongre gezisi | Kurumun bulunduğu şehre yakın görülecek yer(ler)e ya da astronomi açısından anlamlı yer(ler)e gezi düzenlenebilir. Gezilerin düzenlenip düzenlenmeyeceğine katılımcı sayısına göre karar verilebilir. Şu aşamada yalnızca kayıt masasında bu bilgi toplanabilse de istenirse UAK takvimi başlamadan önce bilgilendirildiğinde, UAK-YS'de düzenleme yapılarak bilgi toplanabilir. |
UAK yılı geldi. Ne yapmalıyım?
Bu yılda yapacağınız etkinlikler sırasında UAK-YS'nin tüm gücü ve kolaylığı yanınızda olacağından, tüm potansiyelinizi işin amacına yani bilimsel içeriğe ve yerel düzenlemeye ayırmanızı sağlayacaktır.
Kongre başkanı, UAK-YS sorumlusuyla iletişime geçip aşağıdaki yetkileri size vermesiyle birlikte, arka planda yeni UAK ortamı sizin için hazırlanmış olacak. Farklı iki tür giriş izni olacak:
uak.info.tr/20xxsayfalarının hazırlanması için.
Bu sayfalar Wiki dilinde yazılabildiğinden hiç bir web dili bilinmesine gerek yoktur. Basit wiki işaretleme (ing. mark-up) kurallarını kullanarak çok hızlı biçimde sayfa düzeni sağlanabilmektedir. Bir önceki UAK'ın sayfa şablonu sizin sayfalarınıza kopyalandığından çoğunlukla yapacağınız yalnızca yeni bilgileri girmek olacaktır.basvur.uak.info.trsayfasındaUAK-20xx'nın yönetimi için.
Basit bir panel menüsü yardımıyla UAK'ın süreç yönetimi sağlanabilmektedir. Aşağıdaki tabloda ayrıntıları verilen UAK-YS'nin tüm yeteneği arka planda yapılan bu işlemlerde saklıdır.
Dolasıyla, UAK-YS, yukarıdaki izinlerle erişilen özellikler yumağı olarak tanımlanabilir. Sistemin tüm özelliklerini verdikten sonra yönetim süreci anlatılacaktır:
| Kongre Sayfasında | Yönetim Panelinde |
|---|---|
| Otomatik İçerikli | Kongre Başkanı Yetkileri |
| İstatistik, Katılım Listesi, Kongre Alanları, Kongre Programı, Takvim ve Duyuru, Destek ve Ödül |
|
| YDK'nın Güncellediği | YDK Yetkileri |
| Ana Sayfa, Duyurular, Kurullar, Ulaşım ve Konaklama | Otomatik düzenlenen ve herkese açık olan kongre bilgileri dışında;
|
| Arkaplanda Otomatik Hazırlanan Servisler | |
|---|---|
| Dosya Güncellemesi (anında) | UAK-YS sistemine konulacak tüm dosyaların hızlı ve kayıpsız sisteme aktarılabilmesi için yine UAK-YS sisteminden yararlanılmaktadır.
|
| Wiki Sayfaları (dakika başları) |
|
| Davetiyeler (4 dakikada bir) | UAK etkinliğine katılabilmek için resmi davetiyeler otomatik üretilmektedir
|
| Basılacaklar (gerektiğinde) | Kongreye katılımı onaylanan başvurulardan otomatik olarak hazırlanan bilgilerden aşağıdaki 3 kalem içerik için PDF dosyası üretilir:
|
| İletişim Olanakları | |
|---|---|
| uak@tad.org.tr | UAK İletişim Adresi Her bir UAK'a özel e-posta adresi. Bu e-postanın kimlere yönlendirileceği UAK-YS sorumlusuna bildirilmeli. Arşivi dağıtım yapılan kişiler tutmalı. |
| - | UAK e-posta Robotu. UAK-YS'ye entegre edilmiş, YDK başkanının kullanabildiği ve veritabanındaki farklı türden kategorilere doğrudan ulaşabilen mesajlaşma sistemi. Gönderilen e-postalara PDF ya da ZIP dosyası eklenebilmektedir. |
| uak-bk@tad.org.tr | Bilim Kurulu iletişim listesi. Her yeni UAK öncesi bu iletişim listesinin üyeleri yenilenip, arşivi silinir. Liste dışından e-posta kabul edilmesine yine YDK karar verir. |
| uak-ydk@tad.org.tr | Yerel Düzenleme Kurulu iletişim listesi. Her yeni UAK öncesi bu iletişim listesinin üyeleri yenilenip, arşivi silinir. Liste dışından e-posta kabul edilmesine yine YDK karar verir. |
UAK süreci ne demek? Neyi nasıl yapacağım?
UAK-YS'nin yukarıda özetlenen gücünü kullanarak aşağıdaki verilen süreç izlendiğinde sorunsuz ve rahat bir kongre hazırlığı sağlanabilir:
- UAK-YS sistemi için gerekli tüm dosyaları hazırlayıp yükle.
- UAK için gerekli takvimi belirle ve UAK bilgilerini gir.
- Posteri sayısal formda hazırla ve UAK-YS'ye yükle. Postere konan bilgiler başlarda değişebilir, sisteme düzenli biçimde yenisini yükle; henüz baskıya geçmene gerek yok.
- İlk duyuruyu yaparak kongreyi duyur. Eski UAK'lardan duyurularda hangi içeriklerin olduğu öğrenilebilir. Sonuçta her UAK'ın ayrıntıları kendine özgüdür.
- İlk duyuruyla birlikte ön başvuruları da başlatmış olursun. Artık büyük değişiklikler yapmaman gerekiyor, yalnızca düzeltme ve ayarlamalar yap ve bunları duyuru sayfasına ekle.
- Asıl başvuruya açmadan önce de posteri bastırıp kurumlara dağıtmış olman gerekir (sponsorlar sabitlenmişse).
- Bundan sonra her takvim aşaması öncesi ve aşama bitişine yakın bir duyuru yapman başvurunlar için iyi bir hatırlatıcı olacaktır.
- Bunları yaparken yukarıda verilen iletişim kanallarını kullanarak sorun-çözüm ilişkisinin paylaşılmasını da sağlamış olursun.
- Günümüzde artık anlık - sosyal iletişim kaçınılmazdır. UAK-YS size ister whatsapp'da bunu sağlayacaktır. Dolasıyla belirleyeceğiniz az sayıda, çekirdek YDK kadrosu süreç yönetiminin içinde yer alarak daha verimli çalışılabilir.
- Benzer biçimde, düzenleyen kuruluş, iç iletişimini sağlamak adına kendi sosyal iletişim kanallarını da açmalıdır. Örneğin: a) Tüm YDK, b) Kayıt Masası, c) Program/Sunum Yönetim, c) Kongre Mekan Yönetim, d) Etkinlik Yönetim. Bu alt grupların temsilcileri de doğrudan YDK başkanına rapor verdiğinde sağlıklı ve hızlı bir süreç yönetimi sağlanabilir.
- Ana başvurular açıldıktan sonra Bilim Kurulu çalışmaları da başlatılmalıdır. Süreç yönetimi tümüyle YDK başkanının görevlendirmesiyle BK başkanının elinde olacaktır.
- Farklı kanallarda olan tüm bu veri akışının ortasında UAK-YS'de biriken verilerin izlenmesi ve yönetilmesi önemli rol almaktadır. Dolasıyla ekibinizin UAK-YS'ye doğru yönlendirmeniz ve kendi başınıza çözüm üretmeden önce UAK-YS'deki yetenekleri zorlamanız ve gerektiğinde yeni özellikler talep etmeniz YDK'nın yararına olacaktır. UAK-YS sorumlusu bu konuda sizinle birlikte çalışmayı taahhüt etmektedir.
- UAK-YS'nin otomatik ürettiği baskı malzemesinin fiziksel basımı için başvuranların sabitlenmesi gerekmektedir (kitapçık, katılım belgesi, yaka kartı). Bunları basacak kişiyle bu kritik süreç konusunda anlaşma yap; PDF'leri verdiğinde ürünlerin YDK'ya gelmesi gecikmemeli.
Yukarıdaki temel aşamaların hepsinde UAK-YS bir çok sorununu çözecektir. Dolasıyla tüm gücünü yerel ve bilimsel çalışmaları organize etmeye ayırabileceksin. Bu düzenleme ayrıntıları tümüyle o UAK için vaad ettiklerine, yerel olanaklara ve düzenlemelere bağlı olduğundan burada verilmeyecektir. ▲
UAK sırasında UAK-YS'yi nasıl kullanacağım?
Kongrenin akışını aşağıdaki eksenlerde düşünmelisin:
- Kayıt Masası: Görevliler sürekli destek verecek ve çözüm üretecek biçimde organize edilmeliler.
- Oturumlar: UAK-YS'nin sunum yükleme sistemi kullanıldığı sürece YDK, oturum başkanlarını ve konuşmacılarını organize etmeli ve dosyaların yüklendiğinden emin olmalıdır.
- Posterler: Posterlerin rahat dolaşıma uygun biçimde yerleştirildiğinden, poster numaralarının sıralı biçimde asıldığından, gelen/gelmeyen posterleri izlenip YDK başkanına iletildiğinden emin olmalısınız.
- Oturum Araları: Aralarda sunulacakların planlanıp tedarik edildiğinden, zamanında dağıtıldığından emin olunmalı; öğle arasında katılımcılara sunulacak seçeneklerin güncel tutulması ya da yemek listesinin kongre mekanında duyurulması.
Diğer ayrıntılar da şöyle sıralanabilir:
- Yeter sayıda poster panosunun kongre mekanına getirileceğini teyid et.
- Hangi tür poster boyutunun sığacağını sayfalarda duyur.
- UAK'taydım imza sayfası için merkezi bir mekan ve masa ayarla.
- Kongre Fotoğrafı için bir fotoğrafçıdan yardım alıp o tarihlerde hangi mekanda geniş açılı bir fotoğraf çekilebileceğini önceden belirle (katılımcıları bir kerede o mekana yönlendirmek önemli bir ayrıntı olacaktır).
- Deneyimli bir ya da bir kaç akademisyenden UAK'ın tüm oturumlarında bulunmasını ve izlenimlerini yazılı hale getirmesini rica etmelisin. Sonuçta UAK'lar Türk Astronomisinin 2 Yıllık Gelişiminin bir göstergesidir. Bu yazılı metin UAK sayfalarında ve TJAA Özel Sayısında Kapanış Notu olarak yer almaktadır.
UAK bitti. Ne yapmalıyım?
Öncelikle astronomi camiasıyla paylaşacağın bir rapor hazırla, istatistikleri (sayfalarda var) ver, deneyimlerini yazıya dök. Tüm bunlar bir sonraki UAK için çok değerli olacaktır. Bu rapor aynı zamanda UAK sayfalarında ve TJAA Özel Sayısında Kapanış Notu olarak yer alabilir.
Kongre Kitabı (yani TJAA Özel Sayısı) için ilk çağrıya çıkmalısın. Bunun için TJAA Özel Sayı Yönergesini okuyup TJAA Özel Sayı Protokolünü hazırlayıp TJAA editörlerine başvurunu yapmalısın.
- Süreci doğru yönetebilmek için Yardımcı Editör(ler) belirlemelisin.
- Teamül olarak Conference Proceeding türünde yayınlanacak makalelerin hakemleri Bilim Kurulu üyelerinden seçilmektedir. Dolayısıyla, hangi hakemin hangi bildiriye hakem olacağının belirlenip TJAA'ya bildirilmesi gerekmektedir.
- UAK'ların basılması yorucu ve zaman alıcı bir süreçtir. TJAA Editörleriyle birlikte bir takvim oluşturup bunu duyurmanız gerekmektedir.
Başka ne kaldı?
- UAK bir takım çalışmasıdır; organize olun ve görev paylaştırın.
- Bir takvim oluşturarak takımınızla farklı düzeyde, düzenli toplantılar yapın.
- Her şeyi tüm takımın erişebileceği biçimde kayıt altında tutun.
- Tekerleği keşfetmenize gerek yok; geçmiş deneyimlere değer verin.
- UAK-YS'de bulamadığınız özellikler için talepte bulunun.
- Her düzeyde (takım, katılımcı, destekçi, öğrenci vb) sorunla karşılaşacaksınız, hazır olun. Sorunları uzlaşarak ve iletişim kurarak çözecek joker elemanlarla çalışın.